Banka talimatlarında dijitalleşme: Islak imza dönemi bitiyor mu?

Şirketlerin banka talimatlarında kullandığı ıslak imza, e-posta, tarama ve fiziksel evrak gönderimine dayalı süreçler, özellikle yüksek işlem hacmine sahip kurumlarda önemli bir operasyon yüküne dönüşebiliyor. İzometri tarafından paylaşılan uygulama verilerine göre dijital onay ve elektronik imza sistemlerinin kullanılması, bazı banka talimatlarının tamamlanma süresini birkaç iş gününden saniyeler seviyesine indirebiliyor.

Şirketin geliştirdiği İzOnay platformundan elde edilen verilere göre, manuel yöntemlerle ortalama 4-5 iş gününü bulabilen bazı banka talimatı süreçleri dijital ortamda 10 saniyenin altında tamamlanabiliyor. Belgenin kimde beklediğini öğrenmek amacıyla yapılan telefon ve e-posta trafiğinin ise yüzde 95’e kadar azalabildiği belirtiliyor.

Bu rakamların İzometri’nin kendi müşterilerindeki uygulama verilerine dayandığını ve kurumların mevcut altyapısı, onay mekanizması ve belge hacmine göre sonuçların değişebileceğini belirtmek gerekiyor.

Geleneksel işleyişte finans ekipleri tarafından hazırlanan banka talimatları önce yazdırılıyor, yetkili kişiler tarafından imzalanıyor ve ardından taranarak bankaya gönderiliyor. Bazı işlemlerde belgenin fiziksel aslının da kargo veya kurye aracılığıyla bankaya ulaştırılması gerekiyor.

Buna teslimat kontrolü, arşivleme ve imza takibi gibi adımlar eklendiğinde tek bir finansal işlem birden fazla çalışanı ve farklı iletişim kanallarını ilgilendiren bir sürece dönüşebiliyor.

Dijital onay sistemlerinde ise talimatın hazırlanmasından onaya, elektronik imzadan bankaya gönderimine ve arşivlemeye kadar olan adımların tek bir iş akışı içerisinde yürütülmesi amaçlanıyor.

İzometri’nin aktardığı bir kullanım örneğinde büyük ölçekli bir kurumda yalnızca banka talimatlarının aylık hacmi 2.500 belgenin üzerine çıkabiliyor. Bu belgelerde finans ekibinin yanı sıra üç veya daha fazla onaycı ya da imza yetkilisinin süreçte yer alması mümkün.

Manuel sistemlerde bir belgenin kimde beklediğini öğrenmek amacıyla günde ortalama 5 ila 7 e-posta veya telefon görüşmesi yapılabildiği belirtiliyor.

Dijital sistemlerde ise belgelerin bekliyor, onaylandı, tamamlandı veya reddedildi gibi durumları merkezi bir ekran üzerinden takip edilebiliyor. Sıralı veya paralel onay mekanizmaları da oluşturulabiliyor.

Dijitalleştirme sürecinin önemli başlıklarından biri de çalışanların mevcut finans veya ERP sistemlerini değiştirmek zorunda kalmadan onay altyapısına bağlanabilmesi.

Banka talimatları SFTP gibi entegrasyon yöntemleri üzerinden onay ve imza sistemine otomatik aktarılabiliyor. İmza yetkilileri belgeleri mobil cihazlardan görüntüleyerek elektronik imza veya mobil imza kullanabiliyor.

Bu yöntem, özellikle farklı şehirlerde veya ülkelerde bulunan yöneticilerin aynı fiziksel belge üzerinde işlem yapma zorunluluğunu azaltabiliyor.

İzometri, sisteminin 30’dan fazla banka ile entegrasyon sunduğunu belirtiyor. İmzalanan belgeler ilgili bankaya iletilebildiği gibi kurumların uygulamalarına, dosya sistemlerine, e-posta veya Kayıtlı Elektronik Posta adreslerine de aktarılabiliyor.

Banka talimatı süreçleri yalnızca tekil ödemelerden oluşmuyor. Çok sayıda çalışanı, mağazası veya tedarikçisi bulunan şirketlerde maaş ve toplu ödeme dosyaları da önemli bir işlem hacmi yaratıyor.

Dijital sistemler, bu dosyaları bankanın talep ettiği formata dönüştürerek onay ve imza sürecine dahil edebiliyor. İmzalanan dosyanın entegrasyon üzerinden doğrudan bankaya aktarılması da mümkün olabiliyor.

Dosya transfer işlemleri ile MT940 formatındaki hesap hareketi dosyaları da banka ile kurum arasındaki otomatik veri akışında kullanılabilen yöntemler arasında bulunuyor.

İzometri Kurucu CEO’su Esen Uğur Çelebi, süreçlerin bütününe odaklandıklarını belirterek şunları söylüyor: “Banka talimatları, anlık ve hızlı yürütülmesi gereken işlemlerdir. Finans ekibinin hazırladığı bir talimatın imzalanması, bankaya iletilmesi ve gerektiğinde erişilebilir olması aynı sürecin birbirini tamamlayan adımlarıdır. Onay ve imza yetkililerinin talimatın hangi aşamada olduğunu tek yerden, anlık olarak görebilmesi; hızlı işlem gerektiren bu süreçlerde kritik önem taşıyor. Bu adımlar farklı kanallarda yürüdüğünde çalışanlar belgeyi ilerletmek için tekrar tekrar devreye girmek zorunda kalıyor.”

Dijital onay ve imzanın bir başka etkisi de fiziksel belge gönderimlerinin azalması.

İzometri’nin İstanbul içi gönderi başına 300 TL kabul ederek hazırladığı örnek maliyet hesabına göre ayda 50 fiziksel gönderi yaklaşık 15 bin TL, 100 gönderi ise 30 bin TL kargo gideri oluşturuyor.

Aynı varsayımla yılda 1.200 fiziksel gönderinin yalnızca kargo maliyeti 360 bin TL’ye ulaşabiliyor. Bu hesaba kâğıt, baskı, fiziksel arşivleme ve çalışanların belge takibine ayırdığı zaman dahil değil.

Ancak söz konusu rakamlar örnek bir maliyet senaryosuna dayanıyor. Gerçek maliyetler kurumun bulunduğu şehir, anlaşmalı kargo tarifeleri, belge hacmi ve operasyon modeline göre değişiklik gösterebilir.

Dijital imza ve belge yönetimi çözümlerinin yaygınlaşmasıyla birlikte özellikle yüksek işlem hacmine sahip finans ekiplerinde asıl kazanım yalnızca kâğıdın ortadan kalkması değil; onay, takip ve arşiv süreçlerinin daha ölçülebilir ve merkezi hale gelmesi olarak öne çıkıyor.

Technopat Haber Merkezi, Technopat’ın kurumsal yayın akışı kapsamında kullanılan resmi yazar profillerinden biridir. Bu profil üzerinden teknoloji markalarından gelen basın bültenleri, resmi duyurular, sektörel açıklamalar ve güncel gündem haberleri okurlarla paylaşılıyor.

Etkinlik duyuruları, lansman haberleri, açıklama metinleri ve çoklu platform içerikleri bu profil altında toplanarak, okurlara hızlı, düzenli ve doğrulanmış bilgi sunuluyor.

Kaynak: Technopat